Het totale kostenplaatje

Door het stellen van targets en financieel gedreven KPI’s, ontstaat het risico van goedkoop (aanschafwaarde) wat uiteindelijk duurkoop (instandhouding) blijkt te zijn.

In de energie en de vervoerswereld (speciale sectoren) is veel belangstelling voor performance, omdat de exploitatie van bedrijfsmiddelen en niet primair de technische kwaliteit ervan, bepalend is voor de inkomsten en het bepalen van performance boetes. In 2015, dus nog voor de ingangsdatum van de hernieuwde aanbestedingswetgeving, heb ik in de vervoerswereld al gewerkt met TCO als prijscriterium in plaats van uitsluitend de aanschafprijs. De ervaring hierbij was dat het niet eenvoudig is om een volledig beeld te krijgen van alle kostencomponenten die bij een TCO als prijscriterium komen kijken. Uiteindelijk werkt het alleen als er een proforma berekening gemaakt wordt die gebaseerd is op ervaringen uit het verleden (meetbaar dus). Op grond van deze berekening kan je de verschillende aanbieders met elkaar vergelijken en vervolgens kan je met de winnaar nadere onderhandelingen aangaan over een verbetermodel.

Uitdaging

Het is een uitdaging om technisch specialisten mee te krijgen bij verbetermodellen of in nieuwe technieken, omdat de resultaten nog niet in de praktijk gevalideerd zijn. Als je de kaders niet in beton giet zijn er vaak wel mogelijkheden (zeker bij het onderhandelingsmodel) om ook innovatieve oplossingen een kans te bieden. In dit soort situaties is een marktconsultatie een mooi instrument evenals de in de speciale sectoren bekende erkenningsregeling. Door te werken met erkende partijen, bedrijven die hebben aangetoond bepaalde werkzaamheden te begrijpen en volgens specificaties uit te kunnen voeren, is het risico op onderschatten van de werkzaamheden kleiner. Voordeel van het werken met erkenningsregelingen is dat je eenvoudiger over kunt gaan op functioneel specificeren, omdat partijen weten wat de randvoorwaarden zijn van de uit te voeren werkzaamheden. Hierdoor is de kans dat je niet krijgt wat je wilt hebben kleiner. Door de vaak hoge eisen die aan een erkenning hangen zal het aantal erkende partijen meestal beperkt zijn. Om de erkenning te verkrijgen moet (fors) geïnvesteerd worden in werkmethodes en procedures. Het hebben van de erkenning is geen garantie op opdrachten, maar een zekerheid dat je mee mag dingen als er werk aan te besteden is. Door het beperkte aantal marktpartijen en de onderlinge bekendheid tussen de partijen zal de marktwerking niet toenemen en is de ervaring dat prijzen zullen stijgen. Uiteindelijk zal de winst in het werk vooral zitten in de beperking van procedures waardoor proceskosten af zullen nemen.